Thủ tục cấp phép xây dựng – Chi tiết từ A đến Z

Thủ tục cấp phép xây dựng – Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Để khởi công xây dựng công trình (nhà ở, văn phòng, cửa hàng…) hợp pháp, thủ tục cấp phép xây dựng là bước bắt buộc theo quy định của pháp luật. Theo Luật Xây dựng, giấy phép xây dựng là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho chủ đầu tư để xây mới, sửa chữa, cải tạo hoặc di dời công trình. Giấy phép xây dựng gồm nhiều loại: giấy phép xây mới, phép sửa chữa/cải tạo, phép di dời công trình. Nắm vững khái niệm này giúp người dân và doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép đúng quy định, tránh tình huống khởi công trái phép. Bài viết dưới đây sẽ trình bày đầy đủ quy trình xin giấy phép xây dựng, bao gồm khái niệm, đối tượng áp dụng, hồ sơ cần chuẩn bị, các bước thực hiện, thời gian – chi phí và những lưu ý quan trọng cần nhớ.

Đối tượng phải xin giấy phép xây dựng

Luật Xây dựng quy định hầu hết các công trình xây dựng phải có giấy phép trước khi khởi công. Cụ thể, tất cả công trình xây mới, sửa chữa làm thay đổi kết cấu chịu lực hoặc diện tích, di dời công trình… đều phải xin phép xây dựng tại cơ quan thẩm quyền. Ví dụ: xây nhà ở, chung cư, văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng,… Nếu tổ chức, cá nhân xây dựng không có giấy phép sẽ bị xử phạt nặng

Tuy nhiên, một số trường hợp được miễn giấy phép theo Điều 89 Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020). Các trường hợp miễn gồm: công trình bí mật nhà nước; xây dựng khẩn cấp; công trình tạm (theo quy định tại Điều 131 Luật Xây dựng); sửa chữa, cải tạo bên trong công trình (hoặc mặt ngoài không tiếp giáp đường đô thị) mà không làm thay đổi kết cấu và công năng; công trình quảng cáo không phải xin phép theo luật quảng cáo; một số công trình ngoài đô thị hoặc được thông báo thẩm định thiết kế sau thiết kế cơ sở; nhà ở riêng lẻ dưới 7 tầng trong dự án có quy hoạch chi tiết 1/500. Nếu công trình thuộc diện miễn phép, chủ đầu tư chỉ cần gửi thông báo khởi công theo quy định. Như vậy, ngược lại, mọi công trình không thuộc diện miễn trên đều phải làm thủ tục cấp phép xây dựng trước khi tiến hành thi công .

Hồ sơ cấp phép xây dựng

Bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng bao gồm các tài liệu chủ yếu sau (tuỳ loại công trình có thể bổ sung thêm):

Đơn xin cấp giấy phép xây dựng (theo mẫu số 01 tại Phụ lục II Thông tư 15/2016/TT-BXD). Đây là văn bản khai báo thông tin chủ đầu tư, địa điểm xây dựng, loại công trình đề nghị xin phép.
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất (bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở; hợp đồng thuê/mượn đất; văn bản chấp thuận chuyển mục đích sử dụng đất, v.v.). Giấy tờ này chứng minh chủ đầu tư có quyền sử dụng khu đất thực hiện dự án. Nếu chưa có GCNQSDĐ, cần nộp các giấy tờ hợp pháp khác (như biên bản giao đất, quyết định giao thuê đất…).
Bản vẽ thiết kế xây dựng được thẩm định hoặc phê duyệt theo quy định. Thông thường gồm mặt bằng vị trí công trình trên lô đất (tỷ lệ 1/100 – 1/500) và các bản vẽ mặt bằng, mặt cắt, mặt đứng chủ yếu của công trình, tỷ lệ tùy theo kích thước (ví dụ 1/50 – 1/200); bản vẽ móng (kèm sơ đồ đấu nối hạ tầng kỹ thuật); các hệ thống hạ tầng kỹ thuật liên quan (cấp nước, điện, thoát nước, PCCC…). Tất cả bản vẽ cần có dấu phê duyệt của cơ quan chuyên môn hoặc chủ đầu tư đã phê duyệt thiết kế xây dựng .
Giấy tờ khác liên quan: tuỳ trường hợp cụ thể, gồm Giấy chứng nhận quy hoạch xây dựng, quyết định phê duyệt đầu tư/dự án (đối với dự án đầu tư); giấy phép môi trường (nếu công trình thuộc đối tượng đánh giá tác động môi trường, báo cáo môi trường); văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền về PCCC; xác nhận về trật tự xây dựng hoặc thiết kế kiến trúc đối với công trình trong khu vực có yêu cầu quản lý kiến trúc; ảnh thực trạng công trình/sửa chữa (nếu có); giấy tờ ủy quyền nộp hồ sơ (nếu nộp thay), v.v.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị thành 02 bộ giấy ( bản sao có chứng thực). Nhiều nơi hiện nay cũng cho phép nộp hồ sơ điện tử qua cổng dịch vụ công, nhưng nguyên tắc thành phần hồ sơ tương tự như trên.

Quy trình xin giấy phép xây dựng :

Thủ tục cấp phép xây dựng được thực hiện theo các bước chính sau:

Chuẩn bị và nộp hồ sơ: Chủ đầu tư nộp 02 bộ hồ sơ như trên đến Ủy ban nhân dân cấp huyện (hoặc Sở Xây dựng cấp tỉnh, tùy thẩm quyền) nơi có đất xây dựng. Hiện nay một số địa phương có dịch vụ công trực tuyến cho phép nộp hồ sơ online để tiết kiệm thời gian.
Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ: Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, UBND cấp huyện phải kiểm tra sơ bộ các giấy tờ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan sẽ ghi biên nhận và thụ lý tiếp; nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì phải thông báo bằng văn bản yêu cầu bổ sung, hoàn thiện một lần duy nhất trong thời hạn 05 ngày (hoặc 03 ngày nếu từ chối). Người nộp hồ sơ cần bổ sung theo yêu cầu để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Lấy ý kiến chuyên ngành (nếu cần): Tùy theo tính chất, vị trí công trình, UBND có thể lấy ý kiến các cơ quan chuyên môn (giao thông, môi trường, PCCC, quy hoạch…) để thẩm định. Thời gian hỏi ý kiến không quá 12 ngày, sau thời hạn này nếu không có ý kiến thì coi như đồng ý .
Cấp giấy phép xây dựng: Sau khi hồ sơ hợp lệ và ý kiến đã thu thập đủ, UBND cấp huyện (hoặc Sở Xây dựng, Ban quản lý KCN…) xem xét cấp phép. Thời gian xét cấp theo quy định hiện hành là tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với công trình và 15 ngày làm việc đối với nhà ở riêng lẻ. Trên thực tế, nhiều nơi áp dụng thời hạn 30 ngày để hoàn tất cấp phép. Sau khi cấp phép, chủ đầu tư sẽ nhận được “Giấy phép xây dựng” chính thức. Trong trường hợp cần xem xét thêm, cơ quan cấp phép phải thông báo trước khi hết hạn quy định.

Tóm lại, quy trình xin giấy phép xây dựng gồm chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn, nộp tại cơ quan có thẩm quyền, chờ kiểm tra hồ sơ – thẩm định, và nhận kết quả cấp phép. Chủ đầu tư nên theo dõi tiến độ qua cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp tại bộ phận một cửa của UBND.

Thời gian cấp phép và gia hạn

Theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép phải cấp giấy phép trong 20 ngày đối với công trình (bao gồm cả giấy phép có thời hạn) và 15 ngày đối với nhà ở riêng lẻ. Như vậy, từ năm 2021 thời gian giải quyết thủ tục đã được rút ngắn so với mức cũ (30 ngày trước kia). Tuy nhiên, để đề phòng trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc phải chờ ý kiến chuyên ngành, chủ đầu tư nên tính trước 30 ngày làm việc khi xin cấp phép để tránh trễ tiến độ dự án .

Giấy phép xây dựng có hiệu lực trong 12 tháng kể từ ngày cấp. Trong thời hạn này, chủ đầu tư phải khởi công xây dựng; nếu không khởi công, giấy phép sẽ hết hiệu lực. Do đó, nếu cần kéo dài thời gian khởi công, chủ đầu tư phải làm thủ tục gia hạn giấy phép. Luật Xây dựng cho phép gia hạn giấy phép tối đa 02 lần, mỗi lần không quá 12 tháng. Thủ tục gia hạn tương tự xin cấp mới (nộp hồ sơ gia hạn tại UBND cấp huyện). Lưu ý, mỗi giấy phép chỉ được gia hạn tối đa 2 lần liên tục.

Lệ phí cấp phép xây dựng

Lệ phí cấp giấy phép xây dựng do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định và thường rất thấp (trong khoảng vài chục nghìn đồng). Mức thu phổ biến như sau:

TP. Hà Nội, TP. HCM: Lệ phí cấp mới giấy phép nhà ở riêng lẻ khoảng 75.000 đồng; cấp cho công trình khác khoảng 150.000 đồng. Gia hạn hoặc điều chỉnh thêm/hạn chế thường thu khoảng 15.000 đồng mỗi lần.
TP. Đà Nẵng: Lệ phí cấp mới giấy phép nhà ở riêng lẻ 50.000 đồng; công trình khác 100.000 đồng. Điều chỉnh, gia hạn hoặc cấp lại vào khoảng 10.000 đồng.
Các địa phương khác: Thông thường cũng quy định chung “nhà ở 50.000–100.000; công trình khác 100.000–200.000; gia hạn 10.000–15.000” theo Nghị quyết HĐND tỉnh .

Như vậy, lệ phí cấp phép xây dựng rất nhỏ so với tổng chi phí đầu tư. Khi xin cấp phép, chủ đầu tư nên nộp lệ phí đúng theo quy định địa phương (theo hóa đơn hoặc biên lai của cơ quan thu).

Các lưu ý quan trọng

Hoàn thiện hồ sơ: Trước khi nộp, chủ đầu tư cần kiểm tra kỹ các giấy tờ, bản vẽ để đảm bảo đầy đủ, đúng quy cách. Sai sót hay thiếu một trong các thành phần nêu trên sẽ bị trả hồ sơ bổ sung hoặc có thể bị từ chối cấp phép. Ví dụ, khi xây nhà ở cần có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bản vẽ thiết kế kiến trúc đồng bộ, chứng chỉ năng lực của tư vấn (đối với công trình lớn),…
Không khởi công khi chưa có phép: Mọi công trình chưa được cấp giấy phép đều không được phép khởi công xây dựng. Hành vi thi công xây dựng không có GPXD bị xử phạt rất nghiêm. Cụ thể, xây dựng nhà ở riêng lẻ không có phép có thể bị phạt tiền từ 60–80 triệu đồng. Vì vậy, tốt nhất không được tiến hành bất kỳ công đoạn đào móng, lắp dựng khung, đóng cọc… trước khi có giấy phép hợp pháp.
Giấy phép có hiệu lực 12 tháng: Sau khi được cấp phép, công trình phải khởi công trong vòng 12 tháng. Nếu chủ đầu tư chưa thể xây dựng kịp, cần xin gia hạn giấy phép trước khi hết hạn để tránh bị hủy phép. Như đã nêu, thời gian gia hạn mỗi lần là 12 tháng và chỉ được gia hạn tối đa 2 lần
Chỉnh sửa thiết kế: Nếu trong quá trình xây dựng có thay đổi thiết kế lớn (ví dụ: thay đổi mặt ngoài, tăng giảm diện tích xây dựng, thay đổi chiều cao/tầng, thay đổi kết cấu chịu lực…), thì chủ đầu tư phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép xây dựng. Không được tự ý thi công phần đã thay đổi mà chưa có giấy phép điều chỉnh, nếu không sẽ bị xử phạt.
Trên công trình phải bày giấy phép: Theo quy định, khi thi công công trình thì bản chính giấy phép xây dựng phải được bố trí ở vị trí dễ thấy tại công trường.
Theo quy hoạch và pháp lý: Trước khi xin GPXD, cần xác định dự án có phù hợp với quy hoạch xây dựng được duyệt (đất ở, khu quy hoạch đúng chức năng). Việc cấp phép sẽ không được thực hiện nếu công trình vi phạm quy hoạch hoặc quy định về khoảng lùi, mật độ xây dựng… đã được duyệt.

Tóm lại, thủ tục xin giấy phép xây dựng đầy đủ sẽ giúp công trình của bạn tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro khi thi công và hoàn thiện dự án. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát và chi tiết về hồ sơ, quy trình và các lưu ý khi thực hiện thủ tục cấp phép xây dựng. Trước khi khởi công, hãy chuẩn bị chu đáo để xin cấp phép xây dựng nhanh chóng và chính xác, đảm bảo tiến độ thi công được diễn ra suôn sẻ.